Situación Inicial

Esta compañía farmacéutica está actualmente distribuyendo sus productos en Reino unido a través de mayoristas. Sin embargo, hay algunas cuentas/productos que están directamente gestionadas por un equipo comercial especializado.

Este equipo comercial negocia con los clientes mensualmente ajustando los precios según oferta/demanda de cada producto. Su principal objetivo es maximizar las ventas por producto para el stock disponible. Cada una de estas negociaciones debe ser aprobada por un equipo de Managers previo a su codificación en SAP.

Se detectaron los siguientes problemas en el proceso:

• El equipo comercial trabajaba con hojas de cálculo lo que hacía muy costoso su mantenimiento y consolidación.
• La comunicación entre los miembros del equipo comercial era ineficiente (vía telefónica y correo electrónico).
• Los procesos de aprobación se gestionaban tanto a través de correo electrónico como telefónicamente.
• Las actividades de reporting eran muy costosas debido a que no disponían de datos consolidados.
• La codificación en SAP de las negociaciones aprobadas era 100% manual lo que aparte de su tiempo de gestión provocaba errores de codificación. Como consecuencia de ello errores en los pedidos de los clientes y por lo tanto reproceso.
• No existía visibilidad del proceso en otros departamentos/áreas de la organización.

El Reto del Cliente

• Optimizar el proceso de negociación del equipo comercial: desde la preparación de la negociación hasta su aprobación y posterior codificación en SAP.
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo comercial.
• Disponer de un sistema de reporting.
• Automatizar la codificación de las negociaciones en SAP.
• Aportar transparencia y visibilidad del proceso.

Solución Propuesta

Tras analizar la problemática del cliente y buscando un aprovechamiento de su infraestructura tecnológica, se propuso una solución basada en Movilidad y BPM (Business Process Management).

Movilidad. Desarrollo de un APP IOS optimizada para iPAD que permite:

• Negociar de forma Offline/Online a los equipos comerciales.
• Automatizar los procesos de notificación al cliente a través del envío de emails con los detalles de las negociaciones.
• Integrar dentro del APP toda la información necesaria durante el proceso de negociación, como datos y evolución de mercado, información histórica, comparativa, etc...
• Disponer de un sistema de mensajería rápida integrado en el APP para el envío/recepción de mensajes broadcast a todos los miembros del equipo comercial.

• Implementar los procesos de validación de las negociaciones por parte de los Managers.
• Mantener los dispositivos sincronizados con la plataforma central.
• Implementar mecanismos de seguridad para la gestión de bajas de dispositivos y de usuarios.

Plataforma Web. El Sistema web permite:

• Conocer en tiempo real el estado de cada negociación y su priorización.
• Disponer de vistas consolidadas de información a nivel de producto y cliente.
• Implementar los flujos asociados a cada negociación a través de tecnología BPM.
• Disponer de un sistema de mensajería rápida para el envío/recepción de mensajes broadcast a todos los miembros del equipo comercial.
• Disponer de herramientas de reporting y explotación de información tanto de los procesos de negociación como de los precios negociados.
• Disponer de una administración de información maestra relativa a Usuarios, Cuentas, Productos y a sus relaciones.

• Disponer de un sistema de Audit Trail que permite la trazabilidad de cada uno de los procesos de negociación, procesos de sincronización con dispositivos móviles e interface con SAP.
• Gestionar el alta/baja de dispositivos y usuarios en Movilidad, buscando tener un control total de los mismos y de su información.
• Disponer de un modelo de seguridad flexible que gestione roles funcionales para permitir el acceso a la plataforma por otros departamentos de la organización.
• Desarrollar Interfaces para:
  • Sincronizar la APP con la plataforma central.
  • Integrar las negociaciones aprobadas en SAP.

Próximos Pasos

Tras el éxito de la implantación de la solución se plantea una segunda fase para:

• Implementar, tanto en el APP como en la Plataforma WEB, otros procesos de negociación y sus flujos de negocio asociados.
• Integrar en el APP información del CRM corporativo.
• Desarrollar en el APP un módulo para la gestión de los pedidos de los clientes.